Deep Work

–> Book Summary – Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World

–> The Ultimate Productivity Cheat Sheet

• Deep work làm việc sâu: toàn tâm toàn ý ( sự tập trung focus + sự chú ý attention + năng lượng energy : physical + mental ( focus) + emotional ) trong công việc.
• Deep work được định nghĩa là các hoạt động chuyên môn được thực hiện trong trạng thái distraction-free concentration (tập trung không bị gián đoạn), đẩy khả năng nhận thức đến giới hạn, tạo ra giá trị mới, cải thiện kỹ năng, và khó sao chép.
• Deep work vs Shallow works: các nhiệm vụ không đòi hỏi nhận thức cao, mang tính hậu cần (logistical-style tasks), dễ thực hiện khi bị phân tâm, và không tạo ra nhiều giá trị mới.
• Deep work đang là năng lực hiếm có vì (10) trong môi trường hiện tại cần phản hồi nhanh x bận rộn ( busyness)
• bốn triết lý của deep work:
  • Monastic philosophy: Loại bỏ hầu hết shallow obligations (nghĩa vụ nông cạn) bằng cách ngắt kết nối hoàn toàn.
  • Bimodal philosophy: Kết hợp cuộc sống hyperconnected (kết nối cao) và các giai đoạn ngắt kết nối hoàn toàn.
  • Rhythmic philosophy: Biến deep work thành thói quen đều đặn. Ví dụ: Brian Chappell dành 2,5 giờ mỗi sáng cho luận văn tiến sĩ trước giờ làm việc.
  • Journalistic philosophy: Tận dụng mọi khoảng thời gian rảnh để làm deep work, như một nhà báo chuyển sang writing mode nhanh chóng. Phù hợp với những người có lịch trình linh hoạt.
• The 4 Disciplines of Execution để thực thi deep work một cách hiệu quả, đảm bảo tập trung vào wildly important goals (mục tiêu cực kỳ quan trọng).
  • Focus on the wildly important: Chọn một số ít mục tiêu quan trọng để tập trung thời gian deep work. Ví dụ: Hoàn thành một bài báo học thuật hoặc phát triển một tính năng phần mềm.
  • Act on lead measures: Tập trung vào lead measures (hành vi dẫn đến thành công) như số giờ làm deep work, thay vì lagging measures (kết quả cuối cùng) như số bài báo xuất bản.
  • Keep a compelling scoreboard: Theo dõi lead measures bằng scoreboard vật lý, như đánh dấu lịch hoặc bảng đếm tay, để tăng motivation.
  • Create a cadence of accountability: Đánh giá hàng tuần để xem xét scoreboard, ăn mừng thành công và khắc phục tuần kém hiệu quả.

Chiến lược áp dụng Deep work.

• Time-blocking là chiến lược lập kế hoạch chi tiết cho từng phút trong ngày để tối ưu hóa thời gian và ưu tiên deep work.
• Shutdown rituals là các bước cuối ngày để ngắt kết nối khỏi công việc, giảm Zeigarnik effect (hiệu ứng nhiệm vụ chưa hoàn thành ám ảnh tâm trí).
• Downtime (thời gian nghỉ ngơi) là yếu tố quan trọng để duy trì khả năng làm deep work, vì directed attention (chú ý có định hướng) là tài nguyên hữu hạn.
• Concentration là một kỹ năng cần được huấn luyện, không phải khả năng bẩm sinh. Chronic distraction (phân tâm mãn tính) làm giảm khả năng làm deep work.

Four Thousand Week

Four Thousand Weeks: Làm chủ Thời gian trong Cuộc sống Hữu hạn

Sống 4000 tuần- chấp nhận một thực tế là đời sống vật lý của ta hữu hạn. ( fortitude). Vì hữu hạn nên hãy chủ động thiết kế cho bản thân một lối sống ( conciously life design) khiến cuộc sống của mình thật ý nghĩa .

Ý nghĩa cuộc sống ( meaning of life) đến từ những điều nội tại ta mong muốn làm cho đời mình, ta chủ động nhận thức, ta chủ động lựa chọn, ta chủ động thiết kế và ta chủ động sống ( Mô hình ta là sản phẩm của chính mình ), Khi ấy ta sống chân thật với bản thể của chính mình ( authentist).

Hãy sống hết sức , hết lòng, hết tâm để khi ta nhìn lại ta thấy hài lòng với những trải nghiệm tích luỹ đã qua trong đời .

Câu hỏi relflections: Nếu bây giờ ta chỉ còn một vài ngày đề sống , điều gì ta muốn làm nhất lúc này? Điều gì ta không làm nó ta sẽ thấy thật tiếc nuối ?

Sự hữu hạn của đời sống khiến ta nhận ra:

• Ta rồi cũng theo vô thường mà không còn tồn tại hữu hình để trải nghiệm cuộc sống ( finite, impermernace)
• Vì vô thường nên ta cần nhận ra những điều gì thực sự quan trong trong đời mình và sống hết mình vì những điều quan trọng ấy ( my best priorities)
• Khi tập trung vào những điều quan trọng nhất trong đời, ta loại bỏ sự xao nhãng ( distractions) của môi trường xã hội , của sự bùng nổ internet. ( focus)
• Dám bị ghét ( courage to disliked) dũng cảm làm những điều quan trọng trong đời, dũng cảm từ chối những lựa chọn/cơ hội không trong định hướng cuộc đời, dũng làm lựa chọn các giá trị sống và sống hết mình với những giá trị đó. ( core values).

Những traps of life cần tỉnh thức nhận diện và vượt qua

• Nhìn thời gian ( time) như một nguồn lực để khai thác ( exploit) : làm thật nhiều, thật nhanh ( busyness, faster). Cuốn vào vòng xoáy không lối thoái của làm, làm, làm, đạt được cái này rồi đạt được cái kia. (vòng xoáy của khoái lạc) để rồi nhận ra mình đang sống hay chỉ đang tồn tại như một cỗ máy.
• Hướng về tương lai quá nhiều: kỳ vọng những điều ở tương lại có thể mang lại điều này điều kia cho bản thân, vô tình lãng quên những giá trị hiện hữu ở hiện tại ( ta đang có rất nhiều chất liệu của hạnh phúc trong đời sống ngay trong phút giây hiện tại).

Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less

• Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less | Summary|

 Make Time

• Make Time đề xuất một chu trình hàng ngày gồm bốn bước: Highlight, Laser, Energise, và Reflect, được thiết kế để tối ưu hóa time allocation (phân bổ thời gian) và energy management (quản lý năng lượng).
  • Highlight: Chọn một priority duy nhất mỗi ngày để tập trung, đảm bảo thời gian được dành cho điều quan trọng nhất.
  • Laser: Tăng focus bằng cách loại bỏ distractions và sử dụng tactics để duy trì deep engagement (tham gia sâu) với highlight.
  • Energise: Tăng energy thông qua chăm sóc cơ thể (exercise, nutrition, social connection, rest), cung cấp nhiên liệu cho focus và productivity.
  • Reflect: Đánh giá hiệu quả của tactics và focus mỗi ngày, điều chỉnh để cải thiện processes (quy trình).

Highlight: Chọn Ưu tiên Hàng ngày để Tạo Tác động 🎯

• Three criteria for choosing a highlight:
  • Urgency: Nhiệm vụ cấp bách nhất, như hoàn thành báo cáo trước hạn chót.
  • Satisfaction: Hoạt động mang lại cảm giác accomplishment, như viết một chương sách đã trì hoãn.
  • Joy: Hoạt động mang lại happiness, như chơi với con hoặc đi dạo trong công viên.
• Time frame: Highlight nên kéo dài 60–90 phút, đủ để tạo tiến độ nhưng không gây overwhelm (quá tải).

Laser: Tăng Focus bằng Cách Loại bỏ Phân tâm 🔦

• Laser tập trung vào việc duy trì distraction-free focus để tối đa hóa engagement và quality trong highlight, giảm context switching costs (chi phí chuyển đổi ngữ cảnh).
  • Why focus matters: Deep focus tăng flow (trạng thái dòng chảy), cải thiện output quality, và làm hoạt động trở nên energising (tràn đầy năng lượng) thay vì draining (cạn kiệt).
  • Context switching costs: Mỗi lần bị phân tâm, như kiểm tra email, mất ít nhất vài phút để quay lại focus, và có thể lâu hơn nếu bị kéo vào Infinity Pools.
  • Subconscious energy conservation: Khi chia nhỏ attention, não bộ vô thức giữ lại năng lượng, làm giảm effort và effectiveness trong nhiệm vụ.
• Key tactics to stay laser-focused:
  • Distraction-free phone:
    • Xóa social apps, email apps, và web browsers để loại bỏ Infinity Pools.
    • Chỉ giữ các ứng dụng cần thiết, như calendar hoặc messaging, với notifications tối thiểu.
    • Ví dụ: Tác giả đã sử dụng distraction-free phone từ 2012, giảm đáng kể thời gian lãng phí.
  • Turn off notifications:
    • Tắt hầu hết notifications, chỉ giữ critical ones như calendar reminders hoặc text messages.
    • Sử dụng chế độ Do Not Disturb tự động vào buổi sáng để tạo focus window (khoảng thời gian tập trung).
  • Log out and clear defaults:
    • Đăng xuất khỏi websites và apps sau mỗi lần sử dụng để tăng friction (ma sát) khi truy cập.
    • Xóa homescreen hoặc đặt trình duyệt mặc định mở một trang trung tính (như đồng hồ) thay vì social media.
  • Physically disconnect:
    • Cất devices vào ngăn kéo hoặc kệ khi làm highlight offline, như viết lách hoặc đọc sách.
    • Tắt Internet hoặc sử dụng ứng dụng như Freedom để chặn truy cập trong thời gian nhất định.
    • Ví dụ: Sử dụng pen and paper trong design sprints để tăng focus và creativity.
  • Intentional media consumption:
    • Sắp xếp lại phòng khách để TV không phải là focal point, hoặc thay bằng projector để tăng setup friction.
    • Hủy streaming subscriptions, thuê hoặc mua phim theo nhu cầu để tránh mindless browsing.
  • Check email less often:
    • Giảm tần suất kiểm tra email xuống 3 lần/ngày (theo nghiên cứu UBC, giảm 20% stress mà vẫn hiệu quả).
    • Lên lịch email time (như cuối ngày) và thông báo cho đồng nghiệp về response expectations.

Energise: Tăng Năng lượng thông qua Chăm sóc Cơ thể

• Energise nhấn mạnh việc chăm sóc physical and mental health để duy trì energy levels, giúp dễ dàng tập trung vào highlight và chống lại Infinity Pools.
  • Why energy matters: Khi battery (năng lượng) cạn kiệt, chúng ta dễ bị cuốn vào distractions như social media, dẫn đến frustration (thất vọng). Ngược lại, full battery tăng alertness (tỉnh táo) và excitement (hứng khởi).
  • Key pillars of energy:
    • Exercise: Tăng mood, cognition, và health thông qua vận động thường xuyên.
    • Nutrition: Ăn uống lành mạnh cung cấp fuel ổn định cho focus và productivity.
    • Social connection: Giao tiếp trực tiếp với bạn bè hoặc gia đình tái tạo emotional energy.
    • Rest: Ngủ đủ và downtime phục hồi mental clarity (sự minh mẫn).
• Tactics for energising:
  • Exercise regularly:
    • Tập 20–30 phút mỗi ngày để nhận cognitive và mood benefits, kéo dài khoảng 24 giờ.
    • Super-short workouts (5–10 phút) với high intensity có thể hiệu quả, nhưng không thay thế hoàn toàn moderate exercise.
    • Light exercise như đi bộ cải thiện psychological well-being (theo nghiên cứu 2017), phù hợp cho người bận rộn.
    • Inconvenience yourself: Đi thang bộ, đi bộ thay vì lái xe, hoặc dùng vali không bánh xe để tăng daily movement.
    • Ví dụ: Đi bộ 20 phút trong công viên mỗi sáng giúp một nhà văn cải thiện creativity và mood.
  • Eat intentionally:
    • Theo Michael Pollan: “Eat food. Not too much. Mostly plants.”—ưu tiên thực phẩm tươi, hạn chế processed foods.
    • Central Park your plate: Đặt rau củ ở giữa đĩa trước, sau đó thêm các món khác để tăng vegetable intake.
    • Fasting vs. snacking: Thử fasting (nhịn ăn buổi sáng) để tăng mental clarity (như JZ), hoặc snacking với thực bán lẻ chất lượng cao (như Jake) để tránh hunger crashes.
    • Ví dụ: Một nhân viên văn phòng thử fasting đến 11:00 sáng, tăng focus trong 3 giờ làm việc đầu tiên.
  • Use caffeine strategically:
    • Caffeine mechanics: Caffeine chặn adenosine (gây mệt mỏi) nhưng không tạo năng lượng, có thể gây crash nếu lạm dụng.
    • Tactics:
      • Uống cà phê sau 9:30 sáng để tận dụng cortisol tự nhiên.
      • Uống trước khi energy dip (thường sau bữa trưa) để duy trì alertness.
      • Thử caffeine nap (uống cà phê rồi chợp mắt 15 phút) để tối ưu cognitive performance.
      • Sử dụng low-dose caffeine (như trà xanh) để duy trì energy stability.
      • Xác định last call (thường trước 2:00 chiều) để tránh ảnh hưởng sleep quality.
    • Ví dụ: Một nhà thiết kế chuyển từ 3 cốc cà phê sang trà xanh, giảm energy crashes và cải thiện focus chiều.
  • Socialise meaningfully:
    • Kết nối trực tiếp (qua voice-based conversations) với bạn bè hoặc gia đình để tái tạo emotional energy.
    • Hạn chế screen-based communication (email, tin nhắn) để ưu tiên high-value interactions.
    • Ví dụ: Tổ chức bữa tối hàng tuần với bạn bè giúp một freelancer giảm isolation và tăng motivation.

Reflect: Thử nghiệm và Tối ưu hóa Quy trình 🔍

• Reflect là bước đánh giá hiệu quả của tactics, focus, và energy mỗi ngày, giúp tinh chỉnh processes để phù hợp với individual needs.
  • Why reflect?: Experimentation và reflection giúp khám phá tactics hiệu quả, biến insights thành habits. Nhiều ý tưởng chỉ phát huy tác dụng khi trải nghiệm thực tế.
  • How to reflect:
    • Ghi chú hàng ngày về highlight (hoàn thành chưa?), energy levels, và tactics đã sử dụng, sử dụng mẫu từ website Make Time.
    • Đánh giá cuối tuần để xác định tactics nào hoạt động tốt, cần điều chỉnh, hoặc bỏ.
    • Chấp nhận thất bại như data points, không đặt mục tiêu perfection (hoàn hảo).

The Productivity Project

• The Productivity Project Chris Bailey Proven Ways to Become More Awesome

Để đạt productivity, cần hiểu và quản lý ba yếu tố cốt lõi: time, attention, và energy, đồng thời xác định motivations (động lực) và goals (mục tiêu) cá nhân.